Intrastat jest nieodłącznym elementem handlu towarami między państwami Unii Europejskiej. Dzieje się to na dość dużą skalę, w związku z czym powinno się go odpowiednio kontrolować – właśnie w tym celu powstał obowiązek składania odpowiednich oświadczeń dotyczących dochodu. System ten obliguje wszystkie kraje członkowskie, które muszą dostosować się do obowiązujących norm. Zobowiązani do składania deklaracji Intrastat są wszyscy przedsiębiorcy oraz podatnicy VAT dokonujący importu i eksportu towarów z innych państw UE.
Na poprawność złożonych dokumentów składają się odpowiednie rozporządzenia, które regulują i ustalają niezbędne informacje do zgromadzenia danych. Należy przy tym przestrzegać odpowiednich narzuconych z góry przez Izbę Celną dat po to, aby uniknąć potencjalnych kar finansowych. Istnieje możliwość przywrócenia terminu, jednak wymaga to przygotowania kolejnych właściwych dokumentów i dobrej znajomości przepisów.
Terminy składania deklaracji
Na złożenie deklaracji Intrastat każdy przedsiębiorca ma czas do dziesiątego dnia każdego miesiąca. Jeśli dzień ten wypada w niedzielę lub inny dzień wolny od pracy, ostateczny termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Należy jednak pamiętać o dokonaniu tego wcześniej, aby wszystkie dokumenty zdążyły dotrzeć do Izby w odpowiednim czasie. Istnieją również sytuacje nadzwyczajne, w których terminy te są wydłużane. Działo się tak np. w czasie pandemii. Zgłoszenie Intrastat nie może być złożone z błędami, ponieważ wniosek zostanie odrzucony.
Wymagana będzie jego korekta, co przedłuży cały proces i może doprowadzić do wysyłania przez Izbę ponagleń, a w ostateczności, do nałożenia na firmę stosownych kar finansowych. Istnieje możliwość odesłania częściowej deklaracji w dowolnym czasie, dla ułatwienia, jeśli tylko podsumowanie obejmie już całkowity przychód. Obowiązek składania tych dokumentów można, za odpowiednią opłatą, powierzyć doradcy podatkowemu, dzięki czemu, dzięki czemu uniknie się wszelkich problemów, zwłaszcza jeśli nie jest się ekspertem z danej dziedziny prawa.
Zaplanowanie procesu dopełniania formalności Intrastat
Dbanie o terminowe dostarczanie wszystkich wymaganych dokumentów jest ważnym elementem prowadzenia swojej działalności. Tylko w ten sposób uniknie się możliwych sankcji finansowych, więc tym samym budżet firmy nie zostanie nimi obciążony. Papierologia potrafi być skomplikowana, zwłaszcza gdy stawia się pierwsze kroki w biznesie. W takim wypadku, aby uporządkować sobie wszystkie sprawy, warto założyć teczki, a także prowadzić kalendarz z ważnymi datami. Z pewnością powinien znaleźć się tam termin na zgłoszenia Intrastat, dzięki czemu można zaplanować sobie dopełnienie wszystkich formalności.
Jeśli nie jest się tak bardzo zorientowanym w przepisach i prawie, warto sięgnąć po pomoc profesjonalnej kancelarii z doświadczeniem lub doradcy podatkowego z uwagi na stopień ważności deklaracji Intrastat i ich specyfikę. Dokumenty powinny być wypełnione poprawnie, w przeciwnym razie Urząd Celny będzie dopominał się o jego poprawki. Najczęściej popełniane błędy to przede wszystkim nieprawidłowo zapisane daty. Przykładowo, miesiąca nie podajemy słownie, lecz w formie liczbowej, np. kwiecień – 04 itp. Podobnie jest z zapisem roku – nie podaje się pełnego, a jedynie wersję skróconą – 2014 – 14 etc. Często pomijane są też takie pola, jak numer telefonu.
Czym grozi niedotrzymanie terminów?
Pilnowanie terminów składania dokumentów jest bardzo ważne. Niewywiązanie się z obowiązku dostarczenia wniosku lub niepoprawienie błędów może grozić surowymi karami finansowymi w wysokości nawet 3 000 złotych. Kary te nakładane są one na konkretny miesiąc rozliczeniowy i na konkretny rodzaj deklaracji INTRASTAT: wywóz lub przywóz. Jeżeli w kolejnym okresie rozliczeniowym sytuacja się powtórzy, zostanie doliczona kolejna grzywna.
W przypadku nagminnie łamanych terminów przedsiębiorcy mogą zostać pociągnięci do poważniejszych odpowiedzialności karnych, nie tylko finansowych. Mimo że dzieje się to stosunkowo rzadko, takie ryzyko istnieje. Deklaracje Intrastat są obowiązkowym dokumentem dla wielu firm. Należy mieć to na uwadze, w ten sposób nie obciąży się bezsensownie funduszu działalności, który, przynajmniej na początku, nie jest zbyt obfity.